Rechnungen im Briefkasten sind für viele Verbraucher in Niedersachsen noch Standard, doch eigentlich sollten die Betriebe der Region schon auf E-Rechnungen umgerüstet haben. Dass es schleppend vorangeht, ist den Unternehmen selbst geschuldet, denn sie unterschätzen die Umstellung nach wie vor. Wie es leichter funktioniert und worauf Betriebe jetzt achten müssen, wird nachfolgend genauer beleuchtet.
So gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen für Betriebe
Der Wechsel von der Papierform hin zu digitalen Prozessen muss kein bürokratisches Monster sein, wenn man ihn strukturiert angeht. Viele Inhaber fürchten den technischen Aufwand, dabei lässt sich dieser durch den Einsatz von spezieller Software für die elektronische Rechnungsstellung deutlich reduzieren.
Solche Programme übernehmen die Erstellung in den geforderten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD fast vollständig automatisiert. Bevor es los geht, sollte jeder Unternehmer zunächst den Ist-Zustand der eigenen Buchhaltung prüfen und schauen, an welchen Stellen Medienbrüche zu erwarten sind.
Oft werden Rechnungen zwar am Computer geschrieben, dann aber ausgedruckt, unterschrieben und per Post versendet, was unnötige Kosten sowie Zeitverluste verursacht. Mit der passenden Softwarelösung werden die Daten direkt aus dem Auftragssystem übernommen, rechtssicher verarbeitet und auf Knopfdruck an den Empfänger übermittelt.
Tipp: Eine Schulung der Mitarbeiter ist wichtig, damit diese die neuen digitalen Workflows verstehen und sicher nutzen können.
Welche Pflicht es für Betriebe jetzt gibt
Anfangs war die Digitalisierung noch freiwillig, doch die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht für den gesamten B2B-Bereich. Das bedeutet, dass Unternehmen im geschäftlichen Verkehr untereinander grundsätzlich in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Einfach ein PDF per E-Mail zu verschicken reicht nicht mehr aus, da die neuen Vorgaben strukturierte Datensätze verlangen, die maschinenlesbar sein müssen.
Die Regelung dient der Vereinheitlichung innerhalb der EU und soll die Transparenz im Zahlungsverkehr erhöhen.
Für niedersächsische Betriebe, die auch öffentliche Aufträge wahrnehmen, ist die Umstellung bereits seit einiger Zeit Realität, doch nun zieht die gesamte Privatwirtschaft nach. Wer die Fristen ignoriert, riskiert nicht nur Probleme beim Vorsteuerabzug, sondern auch Unstimmigkeiten bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.
Die rechtssichere Archivierung über einen Zeitraum von zehn Jahren muss dabei revisionssicher erfolgen, was mit herkömmlichen Dateiordnern auf dem Desktop kaum zu gewährleisten ist. Daher ist die gesetzliche Vorgabe zugleich ein Weckruf, die interne Verwaltung auf ein modernes, zukunftssicheres Fundament zu stellen.
Wie Verbraucher und Unternehmen von E-Rechnungen profitieren
Die Umstellung klingt zunächst einmal nach Aufwand, langfristig überwiegend aber die Vorteile für alle Beteiligten. Die Unternehmen sparen sich Porto und Papier, können aber durch schnellere Durchlaufzeiten auch die gesamte Liquiditätsplanung optimieren.
Die wesentlichen Vorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Digitale Rechnungen landen sofort beim Empfänger, wodurch Skontofristen besser genutzt werden können und das Geld schneller auf dem Konto eingeht.
- Fehlerreduktion: Durch den automatisierten Datenimport aus der Software entfallen manuelle Tippfehler, die bei der Übertragung von Papierbelegen häufig vorkommen.
- Platzersparnis: Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung erfolgt digital, sodass große Lagerräume für Aktenordner in den Betrieben überflüssig werden.
- Transparenz für Verbraucher: Kunden erhalten ihre Belege übersichtlich in digitaler Form, was das Suchen in privaten Ablagen erleichtert und die Umwelt schont.
- Bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Daten können per Schnittstelle direkt übertragen werden, was die Erstellung der Buchhaltung erheblich beschleunigt.
Letztlich sorgt die E-Rechnung zu mehr Professionalität bei den internen Betriebsabläufen und bringt zusätzliche Zeit. Diese kann von den Unternehmern in Niedersachsen wieder für das Kerngeschäft genutzt werden, während die Software im Hintergrund für Ordnung und Rechtssicherheit sorgt.
